香港政府規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書(shū)，法定秘書(shū)由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書(shū)的同時(shí)，一般還提供注冊地址和處理政府來(lái)往文件。

法定秘書(shū)相等于海外人士在香港的代言人，必須由香港居民或公司擔任，方便政府聯(lián)系和處理政府的往來(lái)文件。法定秘書(shū)對公司沒(méi)有直接的控制權或擁有權，但如果公司發(fā)生問(wèn)題，法定秘書(shū)是要擔當一定責任的。

法定秘書(shū)的服務(wù)功能有別于商務(wù)秘書(shū)，不是普通的公司員工。在注冊有限公司時(shí)法律要求必須指定法定秘書(shū)。

秘書(shū)的任職資格：

公司秘書(shū)可以是一個(gè)自然人或一個(gè)法人團體。若為個(gè)人，該人必須經(jīng)常居住于香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有注冊地址或營(yíng)業(yè)地點(diǎn)。

上市公司對秘書(shū)的要求較為嚴格。上市公司的秘書(shū)必須是個(gè)人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書(shū)及行政人員公會(huì )香港分會(huì )會(huì )員、律師、大律師或專(zhuān)業(yè)會(huì )計師，而且必須得到聯(lián)合交易所認可其在學(xué)術(shù)及專(zhuān)業(yè)資格方面足以履行其職責。 

根據法例，公司秘書(shū)一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書(shū)聯(lián)合簽署時(shí)，具有董事和秘書(shū)雙重身分的人士只能以秘書(shū)的身分簽署。

公司秘書(shū)通常有以下幾項責任：

(1) 參加股東大會(huì )和董事會(huì )，編寫(xiě)會(huì )議記錄；

(2) 在董事會(huì )的指示下，發(fā)通知給有權出席股東大會(huì )和董事會(huì )的所有人員；

(3) 秘書(shū)有時(shí)應加簽檔和蓋章；

(4) 處理股權轉讓事宜；

(5) 保存會(huì )議記錄、股東名冊、董事和秘書(shū)名冊、抵押名冊；

(6) 按規定向公司注冊處提交有關(guān)文件，例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

秘書(shū)的辭職：

根據公司條例，除非公司章程細則另有規定，或者秘書(shū)與公司之間另有協(xié)議，否則秘書(shū)隨時(shí)可提出辭職，但必須提前通知董事會(huì )。公司應該在秘書(shū)辭職后十四天內以指定格式的表格通知公司注冊署。